Minggu, 08 April 2012

Pengertian Organisasi


Pengertian Organisasi
 
Kita lebih mampu mencapai tujuan dg berorganisasi, Kita mempunya tujuan yg sama  sehingga kita berorganisasi
Dalam organisasi yang paling tinggi adalah “share Value” (=budaya organisasi)

Organisasi sebagai suatu sistem
Hubungan antara individual – individual dengan group, Diharapakan dalam individu mucul expectasi dlm individu.  Expectasi dari segi bisnisnya, sosialnya.
Model Organisasi
1.      Perilaku
2.      struktur
3.      Proses

·         Individual
·         Individual Motivation
Sehubungan dengan motivasi individu untuk tergabung dalam organisasi
·         Reward and Apprisal
Ini berhubungan dengan pengaruh.  Klu tidak ada reward atau appraisal maka tdk ada gairah.

Organisasi & Bisnis
·         Fungsional
·         Matriks
·         Geografis
·         Proses

 Proses
·         Communication
Org survival is related to management’s ability to receive, transmite and act on information

·         Decision Making
The quality of decision making in an organization depends on selecting proper goals and identifying means for achieving them.  With good integration of behavioral an structur factors, ,amagement can increase the probability that hight-quality decision are made.




Efektivitas Organisasi

Perspektif mengenai Efektivitas
Tiga komponen efektivitas












Oval: Groups
Effektiveness
Oval: Organization
Effektiveness

Oval: Individual 
Effektiveness






 






Profit
Efektif’ – Efisien – Ekonomis

Non Profit
Efektif’ – Efisien – Service Excellent

Effectiveness :
            Achievement of goal (membandingkan rencana dg realisasi)

Efficiency
            The ratio of effective output the input required to achieve it

Dalam menetapkan MISI perusahaan mulai mengarah Kuantitatif, missal : tahun 2013 STIESIA akan menduduki peringkat ke 5 sejawa timur.
Jadi sudah tidak mengarah ke kualitatif.
Causes of Effectivitas

Oval: Organization
Effektiveness

Oval: Groups
Effektiveness

Oval: Individual 
Effektiveness

Souce : Gibson






 








Causes                                              Causes                                      Causes
Ability                                                          Cohesiveness                            Environment
Skill                                                              Leadership                                Technologi
Knowledge                                                  Structur                                     Strategic Choice
Atitude                                                         Status                                        Structur
Motivation                                                   Roles                                         Processes
Stress                                                            Norms                                       Culture

Note :
Cohesi à gaya tarik menarik dua benda yang sama
Strategi adalah salah satu alat untuk mencapai tujuan.
Strategi dalam pemasaran :Produc, Price, Place, promotion






                                                               5 M                           Kelemahan
                                  Internal                                                                                    kendalikan
Lingkungan                                         Knowledge                 Kekuatan
                                                            Skill
                                                            Pengalaman    




 
                                    Elsternal          POL                            Ancaman
                                                            SOS
                                                            EK                                                                   Tidak bisa
                                                            BUDAYA                  Peluang                       Dikendalikan
                                                            TEKNO
                                                            SAINS

5M dihubungan dengan Resources


Management’s Contribution to effectiveness

Management performs              To coordinate                        To attain :
The Functions of :                      the behavior of                     

Planning                                    Individuals                            Individual effectiveness
Organizing                                Groups                                   Groups effectiveness
Leading                                    Organization                                     
Controling


                                                            Feedback





Leading
            The leading function involves the manager in close day to day contact with individuals and group
Controlling
            The controlling function includes activities that manager undertake to ensure that actual outcomes are consistent with planned outcame

Three ways to think about effectiveness

1.      Goal approach to effectiveness
Perspective on effectiveness that emphasizes the central role of goal achievement as a criterion for assessing effectiveness

2.      System theory approach to effectiveness
A grouping of elements that individually establish relationship with each other and that interact with their environment both as individuals and as a collective

3.      Multiple constituency approach to effectiveness
Perspective that emphasizes the relative importance of different group and individuals interest in an organization


The basic elemen of a system


Input Proses Output




Managerial work and the behavior, structure, and prosesses of organizations

                                                Sources of Effectiveness

Management
Function
Individual
Group
Organization
Planning
Objectives
Goals
Missions
Organizing
Job design
Depertment bases
Integrative methods
and porses

Delegated autoroty
Depertment size

Leading
Person – centered
Influence
Group-centered influence
Entity-centered influence
Controlling
Individual standards of performance
Group standards of performance
Organization standards of performance



Elemen struktur organisasi
Ada enam elemen kunci yang perlu diperhatikan oleh para manajer ketika hendak mendesain struktur, antara lain:
§  Spesialisasi pekerjaan. Sejauh mana tugas-tugas dalam organisasi dibagi-bagi ke dalam beberapa pekerjaan tersendiri.
§  Departementalisasi. Dasar yang dipakai untuk mengelompokkan pekerjaan secara bersama-sama. Departementalisasi dapat berupa proses, produk, geografi, dan pelanggan.
§  Rantai komando. Garis wewenang yang tanpa putus yang membentang dari puncak organisasi ke eselon paling bawah dan menjelaskan siapa bertanggung jawab kepada siapa.
§  Rentang kendali. Jumlah bawahan yang dapat diarahkan oleh seorang manajer secara efisien dan efektif.
§  Sentralisasi dan Desentralisasi. Sentralisasi mengacu pada sejauh mana tingkat pengambilan keputusan terkonsentrasi pada satu titik di dalam organisasi. Desentralisasi adalah lawan dari sentralhsasi.
§  Formalisasi. Sejauh mana pekerjaan-pekerjaan di dalam organisasi dibakukan.
Desain organisasi yang umum ==
Struktur sederhana
Struktur sederhana adalah sebuah struktur yang dicirikan dengan kadar departementalisasi yang rendah, rentang kendali yang luas, wewenang yang terpusat pada seseorang saja, dan sedikit formalisasi.  Struktur sederhana paling banyak dipraktikkan dalam usaha-usaha kecil di mana manajer dan pemilik adalah orang yang satu dan sama. Kekuatan dari struktur ini adalah kesederhanaannya yang tercermin dalam kecepatan, kefleksibelan, ketidakmahalan dalam pengelolaan, dan kejelasan akuntabilitas. Satu kelemahan utamanya adalah struktur ini sulit untuk dijalankan di mana pun selain di organisasi kecil karena struktur sederhana menjadi tidak memadai tatkala sebuah organisasi berkembang karena formalisasinya yang rendah dan sentralisasinya yang tinggi cenderung menciptakan kelebihan beban (overload) di puncak.

Birokrasi
Birokrasi adalah sebuah struktur dengan tugas-tugas operasi yang sangat rutin yang dicapai melalui spesialisasi, aturan dan ketentuan yang sangat formal, tugas-tugas yang dikelompokkan ke dalam berbagai departemen fungsional, wewenang terpusat, rentang kendali yang sempit, dan pengambilan keputusan yang mengikuti rantai komando.
Kekuatan utama birokrasi ada kemampuannya menjalankan kegiatan-kegiatan yang terstandar secara sangat efisien, sedangkan kelemahannya adalah dengan spesialisasi yang diciptakan bisa menimbulkan konflik-konflik subunit, karena tujuan-tujuan unit fungsional dapat mengalahkan tujuan keseluruhan organisasi. Kelemahan besar lainnnya adalah ketika ada kasus yang tidak sesuai sedikit saja dengan aturan, tidak ada ruang untuk modifikasi karena birokrasi hanya efisien sepanjang karyawan menghadapi masalah yang sebelumnya telah mereka hadapi dan sudah ada aturan keputusan terprogram yang mapan.
Struktur matriks
Struktur matriks adalah sebuah struktur yang menciptakan garis wewenang ganda dan menggabungkan departementalisasi fungsional dan produk.  Struktur matriks dapat ditemukan di agen-agen periklanan, perusahaan pesawat terbang, laboratorium penelitian dan pengembangan, perusahaan konstruksi, rumah sakit, lembaga-lembaga pemerintah, universitas, perusahaan konsultan manajemen, dan perusahaan hiburan.
Pada hakikatnya, struktur matriks menggabungkan dua bentuk departementalisasi: fungsional dan produk.  Kekuatan departementalisasi fungsional terletak, misalnya, pada penyatuan para spesialis, yang meminimalkan jumlah yang diperlukan sembari memungkinkan pengumpulan dan pembagian sumber daya khusus untuk keseluruhan produk.  Kelemahan terbesarnya adalah sulitnya mengoordinasi tugas para spesialis fungsional yang beragam agar kegiatan mereka rampung tepat waktu dan sesuai anggaran.  Departementalisasi produk, di lain pihak, memiliki keuntungan dan kerugian yang berlawanan.  Departementalisasi ini memudahkan koordinasi di antara para spesialis untuk menyelesaikan tugas tepat waktu dan memenuhi target anggaran.   Lebih jauh, departementalisasi ini memberikan tanggung jawab yang jelas atas semua kegiatan yang terkait dengan sebuah produk, tetapi dengan duplikasi biaya dan kegiatan. Matriks berupaya menarik kekuatan tersebut sembari menghindarkan kelemahan-kelemahan mereka.
Karakteristik struktural paling nyata dari matriks adalah bahwa ia mematahkan konsep kesatuan komando sehingga karyawan dalam struktur matriks memiliki dua atasan -manajer departemen fungsional dan manajer produk.  Karena itulah matriks memiliki rantai komando ganda.
Desain Struktur Organisasi Modern
Struktur tim
Struktur tim adalah pemanfaatan tim sebagai perangkat sentral untuk mengoordinasikan kegiatan-kegiatan kerja.  Karakteristik utama struktur tim adalah bahwa struktr ini meniadakan kendala-kendala departemental dan mendesentralisasi pengambilan keputusan ke tingkat tim kerja.   Struktur tim juga mendorong karyawan untuk menjadi generalis sekaligus spesialis.[4]
Organisasi virtual
Organisasi virtual adalah organisasi inti kecil yang menyubkontrakkan fungsi-fungsi utama bisnis secara detail.
Organisasi Nirbatas
Organisasi nirbatas adalah sebuah organisasi yang berusaha menghapuskan rantai komando, memiliki rentang kendali tak terbatas, dan mengganti departemen dengan tim yang diberdayakan.
Model desain struktur organisasi
Ada dua model ekstrem dari desain organisasi.
§  Model mekanistis, yaitu sebuah struktur yang dicirikan oleh departementalisasi yang luas, formalisasi yang tinggi, jaringan informasi yang terbatas, dan sentralisasi.
§  Model organik, yaitu sebuah struktur yang rata, menggunakan tim lintas hierarki dan lintas fungsi, memiliki formalisasi yang rendah, memiliki jaringan informasi yang komprehensif, dan mengandalkan pengambilan keputusan secara partisipatif.
§  Model Piramid,model ini di buat persis sebuah piramida.
§  Model Horizontal,Model ini dibuat dengan manarik garis lurus secara horizontal dengan pembagian funsional masing-masing bersama tugasnya masing-masing

Faktor penentu struktur organisasi
Sebagian organisasi terstruktur pada garis yang lebih mekanistis sedangkan sebagian yang lain mengikuti karakteristik organik.  Berikut adalah faktor-faktor utama yang diidentifikasi menjadi penyebab atau penentu struktur suatu organisasi:
Strategi
Struktur organisasi adalah salah satu sarana yang digunakan manajemen untuk mencapai sasarannya.[6] Karena sasaran diturunkan dari strategi organisasi secara keseluruhan, logis kalau strategi dan struktur harus terkait erat tepatnya, struktur harus mengikuti strategi.  Jika manajemen melakukan perubahan signifikan dalam strategi organisasinya, struktur pun perlu dimodifikasi untuk menampung dan mendukung perubahan ini.  Sebagian besar kerangka strategi dewasa ini terfokus pada tiga dimensi -inovasi, minimalisasi biaya, dan imitasi- dan pada desain struktur yang berfungsi dengan baik untuk masing-masing dimensi.
Strategi inovasi adalah strategi yang menekankan diperkenalkannya produk dan jasa baru yang menjadi andalan.  Strategi minimalisasi biaya adalah strategi yang menekankan pengendalian biaya secara ketat, menghindari pengeluaran untuk inovasi dan pemasaran yang tidak perlu, dan pemotongan harga.  Strategi imitasi adalah strategi yang mencoba masuk ke produk-produk atau pasar-pasar baru hanya setelah viabilitas terbukti.
Ukuran organisasi
Terdapat banyak bukti yang mendukung ide bahwa ukuran sebuah organisasi secara signifikan memengaruhi strukturnya.  Sebagai contoh, organisasi-organisasi besar yang mempekerjakan 2.000 orang atau lebih cenderung memiliki banyak spesialisasi, departementalisasi, tingkatan vertikal, serta aturan dan ketentuan daripada organisasi kecil.  Namun, hubungan itu tidak bersifat linier.  Alih-alih, ukuran memengaruhi struktur dengan kadar yang semakin menurun. Dampak ukuran menjadi kurang penting saat organisasi meluas.
Teknologi
Istilah teknologi mengacu pada cara sebuah organisasi mengubah input menjadi output.  Setiap organisasi paling tidak memiliki satu teknologi untuk mengubah sumber daya finansial, SDM, dan sumber daya fisik menjadi produk atau jasa.


Lingkungan
Lingkungan sebuah organisasi terbentuk dari lembaga-lembaga atau kekuatan-kekuatan di luar organisasi yang berpotensi memengaruhi kinerja organisasi.  Kekuatan-kekuatan ini biasanya meliputi pemasok, pelanggan, pesaing, badan peraturan pemerintah, kelompok-kelompok tekanan publik, dan sebagainya.
Struktur organisasi dipengaruhi oleh lingkungannya karena lingkungan selalu berubah.[6] Beberapa organisasi menghadapi lingkungan yang relatif statis -tak banyak kekuatan di lingkungan mereka yang berubah.  Misalnya, tidak muncul pesaing baru, tidak ada terobosan teknologi baru oleh pesaing saat ini, atau tidak banyak aktivitas dari kelompok-kelompok tekanan publik yang mungkin memengaruhi organisasi.  Organisasi-organisasi lain menghadapi lingkungan yang sangat dinamis -peraturan pemerintah cepat berubah dan memengaruhi bisnis mereka, pesaing baru, kesulitan dalam mendapatkan bahan baku, preferensi pelanggan yang terus berubah terhadap produk, dan semacamnya. Secara signifikan, lingkungan yang statis memberi lebih sedikit ketidakpastian bagi paramanajer dibanding lingkungan yang dinamis.  Karena ketidakpastian adalah sebuah ancaman bagi keefektifan sebuah organisasi, manajemen akan menocba meminimalkannya.  Salah satu cara untuk mengurangi ketidakpastian lingkungan adalah melalui penyesuaian struktur organisasi.

Tidak ada komentar:

Poskan Komentar